Boekhouding en belasting in Spanje

Er zijn verschillende goede redenen om Strong Abogados te kiezen als uw boekhoudkantoor in Spanje:

• 100% digitaal: Onze software-ingenieur zorgt ervoor dat gegevens efficiënt van uw bedrijf naar het onze worden overgedragen.
• Transparantie: Alle voor uw bedrijf ingediende belastingformulieren worden in realtime geüpload naar ons online platform (Tempo), evenals kwartaalbalansen en winst- en verliesrekeningen.
• Service in het Engels: Onze interne accountants spreken Engels, zodat u persoonlijke service in uw eigen taal ontvangt. Wij zijn gespecialiseerd in de boekhouding van bedrijven met buitenlandse klanten en leveranciers.

Boekhouding en belastingaangiften

U heeft twee opties voor de toekomst:

Softwareoplossingen

Bij Strong Law verbeteren wij de ervaring van onze klanten met onze eigen software Tempo ®, een veelzijdig platform dat is ontworpen om bedrijfsbeheer te vereenvoudigen. Tempo biedt alles wat u nodig heeft om uw bedrijf te beheren, altijd en overal. Het bevat krachtige functies zoals facturatie, boekhouding en projectmanagement, die zelfstandig kunnen werken of naadloos integreren met platforms zoals Holded, Xero of QuickBooks.

Xero en QuickBooks zijn momenteel niet aangepast aan het Spaanse Algemeen Boekhoudkundig Plan, wat betekent dat het niet mogelijk is om belastingaangiften via deze platforms in te dienen. Hier komt Tempo in beeld: het fungeert als intermediair tussen deze platforms en past alle informatie aan zodat deze in overeenstemming is met het Spaanse Boekhoudkundig Plan.

Tempo ® is onze klantenomgeving en software voor bedrijfsbeheer, speciaal ontwikkeld voor internationale klanten, zodat uw bedrijf soepel functioneert en u 24/7 geïnformeerd bent.

Overzicht van uw boekhoudkundige en fiscale naleving in Spanje

FAQ’s:

Links:

• Als ik Xero gebruik voor mijn boekhouding, kunnen jullie dan de belastingaangiften indienen?

• Kunnen jullie de boekhouding volgens UK GAAP voeren?

• Wat is het btw-tarief in Spanje?

• Casestudy over EU-verkopen via Amazon

• Welke belastingformulieren moeten door een Spaans bedrijf worden ingediend?

• Wanneer krijg ik met een SL de betaalde btw terug?

Nieuwe vennootschaps-, fiscale en boekhoudkundige naleving in Spanje

Het exploiteren van een onderneming in Spanje houdt in dat aan bepaalde fiscale en boekhoudkundige verplichtingen moet worden voldaan om aan de wettelijke vereisten te voldoen. Om aan de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen in Spanje te voldoen, moet een New Co zich eerst registreren bij de Belastingdienst en een fiscaal identificatienummer (NIF/CIF) verkrijgen. Vervolgens dienen gedetailleerde registraties te worden bijgehouden van alle inkomsten, uitgaven en transacties, en moeten afzonderlijke boekhoudkundige boeken worden bijgehouden voor eventuele btw-verplichtingen. Daarnaast moet men ervoor zorgen dat periodieke belastingaangiften tijdig worden ingediend en de overeenkomstige belastingen op tijd worden betaald om boetes en juridische problemen te voorkomen. De verplichte nalevingsnormen zijn bedoeld om transparantie, verantwoording en degelijk financieel beheer te waarborgen. Elke verplichting, van vennootschapsbelasting tot lokale heffingen, kent specifieke indieningstermijnen en procedurele vereisten die nauwkeurige naleving vereisen. Bovendien moeten ondernemingen strikte boekhoudkundige praktijken naleven conform het Spaanse Algemeen Boekhoudkundig Plan en voldoen aan diverse arbeids- en socialezekerheidswetgevingen. Dit voorstel biedt een uitgebreid overzicht van de belangrijkste fiscale en boekhoudkundige nalevingsvereisten voor ondernemingen in Spanje, met nadruk op cruciale termijnen en procedures om naleving van de Spaanse wetgeving te waarborgen.

Hier volgt een algemene lijst van de belangrijkste verplichte fiscale en boekhoudkundige nalevingsvereisten voor nieuwe vennootschappen in Spanje:

• Vennootschapsbelasting (IS impuesto de sociedades)
• Belasting over de Toegevoegde Waarde (btw – IVA)
• Inhouding Personenbelasting (IRPF)
• Niet-ingezetenen: kwartaal- of jaaraangiften (216-296, 290)
• Bijzondere Belastingen, zoals online, telecom, alcohol, tabak en energie
• Bedrijfsactiviteitenbelasting (IAE)
• Jaarrekening en officiële grootboeken (gedeponeerd bij het handelsregister: Registro Mercantil)
• Boekhouding op basis van het PGC – Algemeen Boekhoudkundig Plan (Plan General de Contabilidad)
• Facturering en doorlopende factuurnummering (E-factura)

1.- Fiscale naleving

1.1 Vennootschapsbelasting

Regelgeving: Impuesto de Sociedades

• Jaarlijkse aangifte: Moet worden ingediend binnen 25 dagen na afloop van de zes maanden volgend op het einde van het boekjaar. In Spanje valt het boekjaar samen met het kalenderjaar van 1 januari tot en met 31 december.
• Kwartaalbetalingen: Vooruitbetalingen moeten drie keer per jaar worden gedaan (april, oktober en december), vanaf het tweede jaar waarin winst wordt behaald.

1.2 Belasting over de Toegevoegde Waarde (btw, IVA)

Regelgeving: IVA

In Spanje is de Belasting over de Toegevoegde Waarde (btw), bekend als Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), een verbruiksbelasting die van toepassing is op de meeste goederen en diensten. Deze wordt door ondernemingen geïnd namens de Spaanse overheid. Elke onderneming rekent btw aan op de prijs van haar producten of diensten bij verkoop. Ondernemingen kunnen echter ook de btw aftrekken die zij hebben betaald over hun aankopen. Dit betekent dat de btw uiteindelijk door de eindconsument wordt gedragen, aangezien deze in de uiteindelijke prijs is inbegrepen.

• Maandelijkse of kwartaalindiening: Afhankelijk van de omzet moeten btw-aangiften (Modelo 303) maandelijks of per kwartaal worden ingediend in april, juli, oktober en januari.
• Jaaroverzicht (Modelo 390): Moet uiterlijk op 30 januari van het volgende jaar worden ingediend.

Andere formulieren zoals 349 en 347 kunnen eveneens vereist zijn, ook al dienen deze uitsluitend ter informatie. Let op dat de vervaldatum van formulier 347 28 februari is, regelgeving voor informatieve doeleinden.

1.3 Personenbelasting & inhoudingen (IRPF)

Regelgeving: 130 professionals en kmo’s: Algemene tarieven zijn: 20% direct, of 4% met meer dan één werknemer, 3% met één werknemer of 2% zonder werknemers.

• Maandelijkse of kwartaalindiening: Aangiften voor inhoudingen (Modelos 111 en 115) moeten maandelijks of per kwartaal worden ingediend. Afhankelijk van de omvang en het aantal werknemers is het tarief gebaseerd op salarissen, gezinssituatie en het moment van het jaar; dit varieert van 19% tot 34%. Voor het schatten van het tarief is er een gratis dienst van de belastingdienst.
• Jaaroverzicht (Modelo 190): Moet uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar worden ingediend.

De inhoudingsbelasting is gebaseerd op:

1. Gezinssituatie:

   1.1- Alleenstaand, weduwe/weduwnaar, gescheiden of wettelijk gescheiden met alleenstaande kinderen jonger dan 18 jaar of wettelijk onbekwame kinderen die uitsluitend bij de ontvanger wonen, zonder samen te wonen met de andere ouder.

   1.2- Gehuwd en niet wettelijk gescheiden, waarvan de echtgenoot niet meer dan 1.500 euro per jaar verdient, exclusief vrijgestelde inkomsten (in dit geval wordt ook het NIF van de echtgenoot vermeld).

   1.3- Andere gezinssituatie dan de twee bovenstaande (alleenstaand zonder kinderen, gehuwd waarvan de echtgenoot meer dan 1.500 euro per jaar verdient, enz.).

   1.4- Indien de werknemer zijn gezinssituatie niet wenst mee te delen.

2. Arbeidsongeschiktheid (erkende graad van handicap).
3. Geografische mobiliteit.
4. Verlenging van de arbeidsactiviteit.
5. Kinderen en andere afstammelingen jonger dan 25 jaar, of ouder dan 25 indien zij gehandicapt zijn en bij de ontvanger wonen.
6. Ascendenten ouder dan 65 jaar, of jonger dan 65 indien zij gehandicapt zijn en bij de ontvanger wonen.
7. Compensatiepensioenen ten gunste van de echtgenoot en alimentatie ten gunste van de kinderen, beide vastgesteld bij gerechtelijke beslissing.
8. Betalingen voor de aankoop of renovatie van de hoofdwoning met externe financiering, met recht op aftrek in de IRPF (alleen voor belastingplichtigen die hun hoofdwoning hebben verworven of bedragen voor renovatie hebben betaald vóór 1 januari 2013).

1.4 Inkomstenbelasting voor niet-ingezetenen (IRNR)

Regelgeving en formulieren: Niet-ingezetenen

• Kwartaalindiening: Aangiften (Modelo 210, 216 en andere) voor niet-ingezetenen die inkomsten in Spanje verkrijgen.
• Jaaroverzicht (Modelo 296): Moet uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar worden ingediend.

1.5 Bijzondere Belastingen (Impuestos Especiales)

• Van toepassing op bepaalde goederen zoals alcohol, tabak, televisie, telefonie en telecommunicatie en energieproducten; dit zijn de meest voorkomende.
• Maandelijkse of kwartaalindiening: Afhankelijk van het type belasting.

1.6 De Belasting op Economische Activiteiten (IAE)

Regelgeving en formulieren Impuesto de Actividades Económicas

De IAE is van toepassing op natuurlijke personen (zelfstandigen), rechtspersonen (vennootschappen) en entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid (bijv. gezamenlijke eigendom) die zakelijke, professionele of artistieke activiteiten uitoefenen binnen het nationale grondgebied, met uitzondering van landbouw, afhankelijke veeteelt, bosbouw en visserij.

Een activiteit wordt geacht op zakelijke, professionele of artistieke wijze te worden uitgeoefend wanneer zij de organisatie in eigen naam van productiemiddelen en menselijke middelen, of een van beide, inhoudt met het doel deel te nemen aan de productie of distributie van goederen of diensten.

Er zijn drie soorten tarieven: nationaal, provinciaal en gemeentelijk.

• Gemeentelijke tarieven: vastgelegd per activiteit en omvatten de oppervlakte van de lokalen waar de belaste activiteiten worden uitgevoerd, evenals andere die niet uitdrukkelijk als provinciaal of nationaal zijn geclassificeerd. Betaling van de gemeentelijke minimumtarieven staat de uitoefening van de overeenkomstige activiteiten binnen de gemeente toe.
• Provinciale tarieven: vastgelegd per activiteit; betaling staat de uitoefening van de overeenkomstige activiteiten binnen de provincie toe zonder betaling van gemeentelijke minimumtarieven.
• Nationale tarieven: vastgelegd per activiteit; betaling staat de uitoefening van de overeenkomstige activiteiten in het gehele nationale grondgebied toe zonder betaling van gemeentelijke of provinciale minimumtarieven.
• De IAE is een jaarlijkse belasting, doorgaans vrijgesteld gedurende de eerste twee jaar van bedrijfsactiviteit en voor ondernemingen met een omzet lager dan €1 miljoen.

1.7 Census

Regelgeving en formulier 036

De AEAT (Spaanse Belastingdienst) vereist dat alle ondernemingen, natuurlijke personen of ondernemers zich registreren en hun gegevens actueel houden in het Register van Ondernemers, Professionals en Inhoudingsplichtigen om de fiscale verplichtingen van elke belastingplichtige te registreren en te controleren.

In dit register moeten worden opgenomen:

• Natuurlijke personen of entiteiten die zakelijke of professionele activiteiten uitoefenen.
• Alle vennootschappen.

1.8 Intrastat

Regelgeving en formulieren: Intrastat EU-statistieken

De verplichting om de door het Intrastat-systeem vereiste informatie te verstrekken rust op elke btw-plichtige entiteit:

1. die goederen verzendt vanuit het Spaanse statistische grondgebied naar dat van een andere lidstaat van de Europese Unie (verzendstroom), of
2. die goederen binnenbrengt in het Spaanse statistische grondgebied vanuit dat van een andere lidstaat (ontvangststroom).

Alle goederen die circuleren tussen het statistische grondgebied van Spanje en dat van een andere lidstaat van de Europese Gemeenschap zijn onderworpen aan intracommunautaire statistieken, waaronder:

• Communautaire en niet-communautaire goederen.
• Goederen die het voorwerp zijn van een commerciële transactie en goederen die dat niet zijn.

De verplichting om Intrastat-aangiften in te dienen wordt bepaald door twee gezamenlijk beschouwde factoren:

1. De aard van de operator: de natuurlijke of rechtspersoon die btw-plichtig is in de lidstaat van ontvangst en/of verzending.
2. Het volume van de intracommunautaire handel. Operators die in het voorgaande jaar intracommunautaire transacties van ontvangst en/of verzending hebben uitgevoerd met een totaal gefactureerd bedrag gelijk aan of hoger dan de vastgestelde drempel (vanaf 1 januari 2015: €400.000), zijn verplicht.

De Intrastat-aangifte wordt maandelijks ingediend binnen de eerste twaalf kalenderdagen van de maand volgend op de maand waarin de aangifteplichtige handelingen hebben plaatsgevonden.

1.9 Onroerendezaakbelasting (IBI)

Jaarlijkse onroerendgoedbelasting.

2.- Boekhoudkundige naleving

2.1 Jaarrekening

Jaarlijkse indiening. De jaarrekening moet door de aandeelhouders worden goedgekeurd en binnen één maand na goedkeuring worden gedeponeerd bij het Handelsregister, welke goedkeuring moet plaatsvinden binnen zes maanden na het einde van het boekjaar.

Indien de onderneming haar jaarrekening opstelt volgens het PGC, omvat de jaarrekening de volgende documenten:

1. Inventarisboek en balans.
2. Winst- en verliesrekening.
3. Overzicht van mutaties in het eigen vermogen.
4. Kasstroomoverzicht.
5. De notulen van de vennootschap, opgesteld conform RD 1514/2007.

2.2 Algemeen Boekhoudkundig Plan (Plan General de Contabilidad)

Regelgeving: Plan General Contable (PGC). Ondernemingen moeten hun boekhouding voeren overeenkomstig het Spaanse Algemeen Boekhoudkundig Plan. De boekhouding omvat:

• Dagelijkse boekhouding: het bijhouden van nauwkeurige en actuele registraties van alle zakelijke transacties, gebaseerd op bankbewegingen of uitgaven en inkomsten.
• Verplichte boeken: het bijhouden en legaliseren van boeken zoals het Dagboek (Libro Diario), het Inventaris- en Jaarrekeningboek (Libro de Inventarios y Cuentas Anuales) en het Notulenboek (Libro de Actas).

2.3 Officiële grootboeken

• Legalisatie: Boeken moeten jaarlijks worden gelegaliseerd door het Handelsregister, binnen vier maanden na het einde van het boekjaar.

2.4 Controlevereisten

• Wettelijke controle: Vereist voor ondernemingen die aan bepaalde criteria voldoen (bijv. omzet, activa, aantal werknemers).
• Indiening: Het controleverslag moet samen met de jaarrekening worden gedeponeerd bij het Handelsregister.

2.5 Facturen

Ondernemers en professionals die in Spanje actief zijn, moeten een factuur uitreiken voor de goederen die zij verkopen en de diensten die zij leveren in het kader van hun bedrijfsactiviteiten, en zij zijn verplicht een kopie van deze facturen gedurende vier jaar te bewaren.

Een factuur moet de volgende gegevens bevatten:

• Nummer en, indien van toepassing, serie.
• Datum van uitgifte.
• Volledige naam en achternaam, of volledige maatschappelijke of handelsnaam van de uitgever en de ontvanger.
• Fiscaal identificatienummer (NIF) van de uitgever en, in bepaalde gevallen, van de ontvanger.
• Adres van de uitgever en de ontvanger.
• Omschrijving van de verrichtingen en de noodzakelijke gegevens om de belastbare grondslag en het bedrag ervan te bepalen (eenheidsprijs zonder btw, kortingen of rabatten).
• Btw-tarief(en).
• Het btw-bedrag afzonderlijk vermeld.
• Datum van de verrichting, indien deze verschilt van de factuurdatum.

3.- Regelgevende naleving

3.1 Gegevensbescherming (AVG/GDPR)

Zorg voor naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) zoals toegepast in Spanje.

3.2 Milieuregistratie en -rapportage

Bepaalde sectoren kunnen aanvullende rapportageverplichtingen hebben met betrekking tot milieuwetgeving.

3.3 Ontvangst van kennisgevingen van de Belastingdienst: DEH

De elektronische toegang van burgers tot overheidsdiensten heeft een nieuwe wijze van kennisgeving via internet ingevoerd door middel van een Geactiveerd Elektronisch Adres (DEH). Dit geactiveerde elektronische adres wordt gebruikt voor het ontvangen van administratieve kennisgevingen die door overheidsinstanties kunnen worden uitgevaardigd. Natuurlijke personen of rechtspersonen die zich registreren bij de Elektronische Kennisgevingsdienst beschikken over één uniek DEH en kunnen zich abonneren op de administratieve procedures waarvan zij via deze methode kennisgevingen wensen te ontvangen. Indien een overheidsinstantie u heeft geïnformeerd dat kennisgevingen verplicht via deze dienst worden verzonden, is een abonnement niet vereist. Meer informatie over DEH.

3.4 Nationaal Instituut voor de Statistiek: INE

Het Nationaal Instituut voor de Statistiek stelt enquêtes op die verplicht zijn wanneer uw onderneming wordt geselecteerd; bij niet-naleving kan een boete worden opgelegd. Officiële statistieken vormen een van de belangrijkste informatiebronnen over onze samenleving. Zij zijn essentieel voor overheidsinstanties, ondernemingen en andere maatschappelijke actoren om betere beslissingen te nemen. Daarnaast verschaffen zij de samenleving informatie voor de analyse en evaluatie van overheidsbeleid. Sommige statistieken hebben rechtsgevolgen, bijvoorbeeld voor het actualiseren van inkomens. Een voorbeeld van het gebruik van statistische informatie is de berekening van het Bruto Binnenlands Product (BBP). Voor de berekening van het BBP worden gegevens uit diverse enquêtes gebruikt (Enquête naar de beroepsbevolking, Huishoudbudgetonderzoek, Industriële Ondernemingsenquête, Jaarlijkse Dienstenenquête, Structuurenquête Bouwsector, enz.). De waarde ervan bepaalt onder meer wat de bijdrage van ons land aan de gemeenschapsbegroting moet zijn. Het dient ook voor de berekening van de deelname van de Autonome Gemeenschappen aan het Interterritoriaal Compensatiefonds, alsmede voor het bepalen welke in aanmerking komen voor bepaalde structuurfondsen.

Bij enquêtes gericht op ondernemingen bestaan de fasen van het verkrijgen van de steekproef uit:

• Groepering van ondernemingen of lokale eenheden met vergelijkbare kenmerken. Deze groepen worden strata genoemd. Meestal worden geografische ligging, economische activiteit en een maatstaf voor economische omvang, doorgaans het aantal werknemers, in aanmerking genomen.
• Bepaling van de ondernemingen of lokale eenheden die binnen elk stratum in de steekproef moeten worden opgenomen.
• Selectie van de steekproefeenheden binnen elk stratum. In deze laatste fase, indien de steekproef slechts een deel van de totale groep betreft, vindt de selectie willekeurig plaats. Er zijn omstandigheden waarin alle eenheden in het stratum deel moeten uitmaken van de steekproef, zoals bij grotere eenheden of wanneer er weinig ondernemingen in het stratum zijn.

Indien uw entiteit een verzoek ontvangt om een INE-enquête in te dienen, moet deze worden ingediend, jaarlijks, per kwartaal of maandelijks in sommige gevallen, zoals door het INE wordt verzocht.

3.5 Voor Europa, export en import

Erkend Economisch Operator – Authorized Economic Operator (AEO) kan worden gedefinieerd als een betrouwbare economische operator voor douanehandelingen en kan daardoor voordelen genieten binnen de gehele Europese Unie.

De AEO verkrijgt een reeks voordelen en moet aan een reeks vereisten voldoen.

Voordelen:

• Minder fysieke en documentaire controles.
• Prioriteit bij controles.
• Mogelijkheid om de plaats van inspectie te kiezen (inclusief nationale gecentraliseerde inklaring).
• Eenvoudigere toegang tot vereenvoudigde douaneprocedures. Samenvattende aangiften voor in- of uitvoer met beperkte gegevens.
• Voorafgaande kennisgeving van een besluit tot fysieke controle.

Andere voordelen:

• gemakkelijkere toegang tot douaneprocedures
• indirecte verbeteringen of internationale erkenning van de status in handelsrelaties
• verlaging van garanties
• nationale gecentraliseerde inklaring, enz.

De voordelen die voortvloeien uit het bezit van een AEO-certificaat zijn niet overdraagbaar; alleen de houder zelf kan ervan profiteren.

Maximale veiligheid wordt bereikt wanneer alle deelnemers in de logistieke keten veilige operators zijn. Bij het ontbreken hiervan neemt het risico toe en nemen de voordelen logischerwijs af.

Vereisten voor operators:

Onder de criteria voor het verlenen van de status van Erkend Economisch Operator vermeldt Verordening (EEG) nr. 2913/92 het volgende:

• een bevredigend nalevingsverleden met betrekking tot douanevereisten
• een passend systeem voor het beheer van handels- en, indien van toepassing, vervoersadministraties dat adequate douanecontrole mogelijk maakt, aangetoonde financiële solvabiliteit en, indien van toepassing, passende beveiligingsniveaus

Soorten certificaten:

Er zijn drie typen, afhankelijk van de vereisten en de daaruit voortvloeiende voordelen:

• Certificaat Erkend Economisch Operator – Douanevereenvoudigingen.
• Certificaat Erkend Economisch Operator – Veiligheid en Bescherming.
• Certificaat Erkend Economisch Operator – Vereenvoudigingen en Veiligheid.

3.6 ROI/VIES

Regelgeving en formulieren zijn hier te vinden: VIES/ROI

Intracommunautaire Europese leveringen van goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw. Het regime wordt gekenmerkt door een vrijstelling in het land van oorsprong, onder de voorwaarde dat de ontvangst van de goederen wordt belast in het land van bestemming. De noodzakelijke voorwaarden voor vrijstelling van btw bij een Europese levering in Spanje zijn tweeledig:

1. De goederen worden verzonden of vervoerd naar het grondgebied van een andere lidstaat namens de verkoper, de koper of door een derde namens een van hen.
2. De ontvanger van de goederen is voor btw-doeleinden geïdentificeerd in een andere lidstaat en is btw-plichtig.

De bij deze transacties betrokken partijen moeten specifiek worden geïdentificeerd met het intracommunautaire btw-nummer (EU VAT ID) en geregistreerd zijn in het VIES-register.

Het EU VAT ID is ook vereist voor ondernemers of professionals die diensten verrichten die, volgens de plaatsbepalingsregels, geacht worden te zijn verricht in een andere lidstaat dan Spanje, wanneer de belastingplichtige de ontvanger van deze diensten is.

Facturen die worden uitgereikt bij intracommunautaire transacties moeten het EU-btw-identificatienummer van zowel de verkoper als de koper bevatten.

Het is de verantwoordelijkheid van de verkoper om ervoor te zorgen dat de ontvanger als intracommunautaire operator is geregistreerd.

Wat is de samenstelling van het EU-btw-identificatienummer?

Voor btw-doeleinden zal het EU-btw-identificatienummer voor natuurlijke personen of entiteiten die intracommunautaire handelingen verrichten worden vastgesteld overeenkomstig de algemene regels, voorafgegaan door het voorvoegsel ES, conform de internationale norm ISO-3166 alpha-2 code.

Spaanse btw-ID = ES + btw-identificatienummer.

Het VIES-btw-ID wordt, met enkele uitzonderingen, toegekend bij aanvraag aan de volgende natuurlijke personen of entiteiten:

• Ondernemers of professionals die al dan niet gevestigd zijn in het door de Spaanse btw bestreken gebied en die intracommunautaire leveringen of verwervingen van goederen verrichten die aan de belasting zijn onderworpen, zelfs indien de goederen worden gebruikt voor zakelijke of professionele activiteiten in het buitenland (niet-ingezeten entiteiten).
• Ondernemers of professionals die ontvangers zijn van diensten verleend door ondernemers of professionals die niet gevestigd zijn op het Spaanse vasteland en de Balearen, waarvoor zij btw-plichtig zijn (verleggingsregeling).
• Ondernemers of professionals die diensten verrichten die, volgens de plaatsbepalingsregels, geacht worden te zijn verricht in een andere lidstaat dan Spanje, wanneer de belastingplichtige de ontvanger van deze diensten is.
• Rechtspersonen die niet handelen als ondernemers of professionals, wanneer zij intracommunautaire verwervingen van goederen verrichten die aan btw zijn onderworpen.

3.7 EORI

Regelgeving en formulieren zijn te vinden op de website van de Agencia Tributaria.

Het Economisch Operator Registratie- en Identificatienummer (EORI-nummer) is een fiscaal nummer, uniek binnen de gehele Europese Unie, dat moet worden gebruikt als gemeenschappelijke referentie in contacten met de douaneautoriteiten van de hele EU.

De samenstelling van het EORI-nummer voor operators die in Spanje zijn geregistreerd en tevens een door de AEAT toegekend NIF hebben, is als volgt:

• 2-cijferige ISO-code die overeenkomt met Spanje (ES) + NIF.

Het EORI-nummer mag niet worden verward met andere identificatienummers die door de belastingautoriteiten worden toegekend, zoals het NIF-IVA-nummer (wat inschrijving als EU-btw in het Register van Intracommunautaire Operators impliceert) of de status van Erkend Economisch Operator. Een economisch operator is een persoon die in het kader van zijn professionele activiteiten handelingen verricht die onder de douanewetgeving vallen, terwijl Erkende Economische Operators betrouwbare operators zijn bij douanehandelingen en daardoor voordelen genieten binnen de gehele Europese Unie.

Dat wil zeggen: alle economische operators moeten een EORI-nummer hebben, terwijl alleen degenen die dat wensen een AEO-certificaat aanvragen om van de bijbehorende voordelen te profiteren.

De wetgeving beperkt de toekenning van een EORI-nummer tot operators met een eigen en onafhankelijke rechtspersoonlijkheid. In Spanje kunnen zowel filialen als vaste inrichtingen van niet-ingezeten entiteiten rechtshandelingen verrichten en verkrijgen zij op aanvraag hun eigen EORI.

Wat zijn de regels voor de vormgeving van een factuur?

Een factuur (factura) in Spanje moet het volgende bevatten:

• De naam van uw onderneming, CIF en adres.
• De volledige naam van de klant, CIF (of NIF of NIE) en adres.
• Een factuurdatum en factuurnummer.
• De factuur moet een regel bevatten voor het bedrag vóór toevoeging van btw ("belastbare grondslag") en een afzonderlijke regel voor de btw zelf.

In Spanje worden betalingen doorgaans via bankoverschrijving gedaan. In dit geval, aangezien de klant enige tijd na ontvangst van de factuur betaalt, is het aan te raden de volgende vermelding op te nemen: "El pago de esta factura se acredita por su abono bancario" ("Uw bankafschrift geldt als bewijs van betaling van dit bedrag").

Indien de factuur geen btw bevat (zie de volgende vraag), moet de factuur verwijzen naar de wettelijke bepaling op grond waarvan deze vrijstelling van toepassing is.

Bij het aanmaken van factuurnummers mogen geen hiaten voorkomen. U mag ook geen latere factuurnummers hebben met een eerdere factuurdatum.

Moet mijn Spaanse onderneming altijd btw in rekening brengen bij het factureren aan klanten?

In het algemeen moet u btw in rekening brengen aan klanten binnen Spanje en aan klanten buiten de EU, maar dit hangt af van de aard van de handeling. In het geval van EU-klanten moet btw worden berekend, tenzij:

• De transactie plaatsvindt tussen twee VIES-geregistreerde btw-entiteiten in verschillende EU-lidstaten, of
• Een dienst wordt geleverd aan een andere lidstaat die kwalificeert onder de verleggingsregeling, in welk geval de btw-geregistreerde ontvanger zelf de btw moet aangeven.

Het is de aard van de transactie die bepaalt of btw moet worden berekend. In de bovenstaande uitzonderingen moeten bepaalde administratieve vereisten worden nageleefd om in aanmerking te komen voor de btw-vrijstelling. Bij twijfel: breng btw in rekening.

Indien u een klant heeft die in een andere EU-lidstaat is gevestigd, kan het in sommige gevallen nodig zijn u in dat land te registreren en vervolgens lokale btw in rekening te brengen.

Kassabonnen versus facturen: wat is het verschil in Spanje?

Een kassabon wordt in het Spaans een ticket genoemd. Een correcte kassabon wordt factura simplificada (vereenvoudigde factuur) genoemd. Om als factura simplificada te gelden, moet de kassabon het volgende bevatten:

• Factuurdatum en factuurnummer
• Het NIF van de verkoper
• Een beschrijving van de goederen of dienst
• Het toegepaste btw-tarief

Met andere woorden: het enige verschil tussen een factura simplificada en een volledige factuur is dat de persoon of onderneming die betaalt niet wordt vermeld (naam, fiscaal nummer en adres).

De kassabon is aftrekbaar als kost (indien u kunt aantonen dat de uitgave verband houdt met de bedrijfsactiviteit), maar de btw is NIET aftrekbaar. Daarom geldt: wanneer u iets in een winkel koopt, vraag altijd om een factuur. Om problemen te voorkomen, raden wij aan geen kassabonnen van meer dan €50 in uw boekhouding op te nemen.

Bij een controle besteedt de Spaanse belastingdienst bijzondere aandacht aan de volgende uitgaven:

• Restaurantkosten in de plaats waar de onderneming kantoren heeft
• Bars, restaurants en hotels (vooral wanneer de datum in het weekend valt)
• Voeding
• Mobiele telefoons
• Kleding

In deze gevallen moet u zonder enige twijfel aantonen dat deze uitgaven noodzakelijk waren en verband hielden met de bedrijfsactiviteit.

Kan ik reiskosten in Spanje aftrekken?

Om reiskosten — vervoer, voeding en verblijf — af te trekken, moet u kunnen aantonen dat deze kosten noodzakelijk zijn om inkomsten te verkrijgen en duidelijk verband houden met de economische activiteit van de onderneming, en niet met persoonlijke uitgaven. U dient e-mails met de klant te bewaren die de afspraak of zakelijke maaltijd onderbouwen. U moet een volledige factuur kunnen tonen, niet alleen een treinkaartje, en het vervoersbewijs mag nooit contant worden betaald. In het geval van voeding moet het gaan om een restaurant en niet om een eetkraam.

Kan ik kosten aftrekken die verband houden met de verkoopafdeling van mijn onderneming (representatiekosten)?

Ja, in Spanje kunt u deze kosten aftrekken, maar slechts tot maximaal 1% van de omzet van uw onderneming. Alles boven 1% is niet aftrekbaar. Deze kosten kunnen onder meer omvatten:

• Hotelovernachtingen.
• Een gratis maaltijd in restaurants of tickets voor sport- of vrijetijdsevenementen.
• Een workshop of conferentie.

Deze kosten moeten worden onderbouwd met een volledige factuur en elektronische betaling. De kostprijs moet marktconform zijn.

Moet mijn onderneming onze facturen elektronisch rapporteren aan de belastingdienst?

Landen hebben de EU-richtlijn ingevoerd om btw op alle uitgereikte facturen elektronisch te rapporteren. Spanje en andere landen hebben uitstel gekregen bij de implementatie van deze richtlijn. Spanje heeft uiteindelijk de regeling genaamd SII (Sistema Inmediato de Información) ingevoerd, die bepaalt dat vanaf 1 juli 2017 elke onderneming met een jaarlijkse facturatie van meer dan €6 miljoen haar facturen binnen 4 dagen na uitgifte aan de Spaanse belastingdienst moet doorsturen. Daarnaast moeten vanaf 1 januari 2026 alle facturen die door een Spaanse entiteit aan welke klant dan ook worden uitgereikt, volledig voldoen aan het VeriFactu-systeem. Dit betekent dat het gebruikte facturatiesysteem automatisch een QR-code voor elke factuur moet genereren en dat deze onveranderlijk moet zijn, met een niet-vervangbare hashcode.

Wat omvat uw dienstverlening?

Onze dienstverlening omvat het volgende:

• Het verkrijgen van een fiscaal identificatienummer voor uw onderneming, indien u dit nog niet heeft.
• Registratie van de onderneming voor de bedrijfsactiviteitenbelasting.
• Registratie van de onderneming voor btw-doeleinden.
• Registratie van de onderneming bij de sociale zekerheid.
• Het voeren van de boekhouding van de onderneming overeenkomstig de Spaanse en EU-boekhoudkundige regelgeving (Twaalfde Richtlijn), op basis van de door de klant aangeleverde informatie.
• Indiening van alle vereiste belastingformulieren.
• Legalisatie van de officiële boekhoudkundige boeken bij het Handelsregister, evenals de notarieel vastgelegde jaarrekening aan het einde van het boekjaar. Dit omvat onder meer het libro de actas, libro de socios, memoria anual, cuentas anuales, balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias en libro diario, alsmede het certificaat van de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering ter goedkeuring van de boekhouding.
• Het verstrekken van informatie aan de klant over de Spaanse regels inzake facturatie, evenals algemene informatie over het bijhouden van kosten en opbrengsten.
• Fiscale vertegenwoordiging (wij ontvangen en verwerken alle kennisgevingen van de belastingautoriteiten namens de onderneming).

Wij bieden vele aanvullende diensten aan, zoals:

• Als onderdeel van onze loonadministratieservice kunnen wij de bedrijfsdirecteur registreren bij de sociale zekerheid en maandelijkse loonstroken opstellen.
• Wij kunnen wijzigingen met betrekking tot de onderneming — bijv. partners, verhoging/verlaging van het kapitaal — registreren bij het Handelsregister.
• Wij kunnen rapportages op maand-, kwartaal- of jaarbasis leveren en de informatie aanpassen aan de internationale boekhoudafdeling van uw hoofdkantoor.
• Herstelwerkzaamheden: Wij lossen openstaande nalevingskwesties op en dienen de benodigde formulieren en betalingen in bij de belastingdienst om uw onderneming weer volledig compliant te maken.
• Vertegenwoordiging bij een controle door de Belastingdienst.

U stuurt ons eenvoudigweg elke maand uw facturen en bankafschriften per post of e-mail, en wij regelen de rest.

Waarom Strong Abogados kiezen voor mijn boekhouding in Spanje?

• Doordat wij accountants, een vennootschaps-/belastingadvocaat en een loonadministratiespecialist in één kantoor hebben, zijn al uw zakelijke behoeften gedekt en wordt informatie intern gedeeld zonder dat uw tussenkomst nodig is.
• Onze accountants beschikken allemaal over Spaanse diploma’s in accountancy en jarenlange werkervaring.
• Wij zijn door de belastingautoriteiten en de sociale zekerheidsinstantie gecertificeerd om alle documenten elektronisch te verzenden, wat tijd en kosten bespaart en de kans op verlies van documenten verkleint.
• Het is efficiënter om zowel de oprichting van de onderneming als de boekhouding door hetzelfde kantoor te laten verzorgen. U voorkomt dat twee dienstverleners naar elkaar wijzen voor verantwoordelijkheden.
• Wij zijn lid van de Orde van Advocaten van Barcelona (Ilustre Colegio de Abogados de Barcelona) en van de Vereniging van Boekhoudkundige en Fiscale Experts van Spanje (AECE). Als cliënt kunt u bij beide instellingen referenties en klachten over ons opvragen.